Studi Kasus Sistem Informasi PT. Telkom Indonesia

PT. TELKOM, Tbk adalah Suatu Badan Milik Negara (BUMN) yang bergerak dalam bidang jasa Telekomunikasi. PT. TELKOM menyediakan sarana dan jasa layanan Telekomunikasi dan Informasi kepada masyarakat luas sampai kepelosok daerah di seluruh Indonesia.

Visi Misi PT. Telkom Indonesia

• Visi PT. Telkom Indonesia

Menjadi Perusahaan yang unggul dalam penyelenggaraan Telecommunication, Information, Media, Edutainment dan Services (“TIMES”) di kawasan regional.

• Misi PT. Telkom Indonesia

—> Menyediakan layanan TIMES yang berkualitas tinggi dengan harga yang kompetitif.

—> Menjadi model pengelolaan korporasi terbaik di Indonesia.

Struktur Organisasi PT. Telkom Indonesia ( EVP Telkom Regional V )

Diagram Sistem Informasi

Sistem Informasi dapat dibentuk menjadi diagram berbentuk piramida yang terbagi menjadi empat bagian yaitu, EIS (Executive Information Systems), DSS (Decision Support Systems), MIS (Management Information Systems), TPS (Transaction Processing System).

• Direktur Utama

Direktur Utama memiliki tugas antara lain mengatur perusahaan secara keseluruhan untuk kelangsungan kehidupan perusahaan agar dapat terus maju dan berkembang, menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi perusahan.

• Dirut perdivisi

Hampir sama seperti direktur utama, tetapi memiliki ruang lingkup yang lebih kecil.

• General Manager

Seorang yang memiliki tanggung jawab atas kinerja dan motivasi pegawai, mengurusi operasional harian perusahaan.

• Pegawai

Orang yang menjalankan tugas dari perusahaan.

Operation Support System

Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan oleh dan digunakan dalam operasi bisnis.Sistem pendukung operasi semacam ini menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat digunakan oleh para manajer.Pemrosesan lebih jauh oleh sistem informasi manajemen biasanya dibutuhkan. Peran dari sistem pendukung operasi perusahaan bisnis adalah untuk secara efisien memproses transaksi bisnis, mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan kerjasama perusahaan,serta memperbarui database perusahaan. sistem pendukung operasi ini dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu:

·       Transaction Process System

TPS (Transaction Processing System) adalah sistem informasi lintas fungsi yang menproses dara dari traksaksi bisnis. Traksaksi ini membantu kegiatan aktivitas bisnis pada perusahaan mulai dari penjualan, pembelian, penyimpanan, pembayaran dan penagihan.Siklus pemprosesan traksaksi meliputi entri data, pemrosesan traksaksi, pemeliharaan database, pembuatan dokumen dan laporan dan pemrosesan pesanan .

Transaction Processing System (TPS) merupakan subsistem input penting dengan mengumpulkan data dari berbagai sumber guna mendapatkan profil pelanggan. Telkom E- Service adalah layanan baru dari PT Telkom Indonesia Tbk yang diluncurkan pada tahun 2008 dipersembahkan untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dan semakin mendekatkan perusahaan dengan pelanggan. Melalui layanan ini, pelanggan akan dapat kemudahan dalam berinteraksi dengan perusahaan secara online.

·      Entreprise Collaboration System


            Media intranet (portal internal) adalah media komunikasi perusahaan

secara on-line, real time, dinamis dan terbatas untuk lingkungan Telkom. Media ini berperan sebagai media komunikasi utama yang diposisikan sebagai wahana kolaborasi dan sharing informasi dan knowledge baik antara pimpinan dengan staff, antara manajemen dengan karyawan dan antar karyawan. Intranet di Telkom Bogor merupakan salah satu sarana yang telah cukup lama dimanfaatkan dalam mendukung keseluruhan operasioanl bisnis. Fleksibilitas yang tinggi dan kemudahannya untuk dipelajari memungkinkan teknologi ini dapat dikembangkan di setiap unit dan lini dari perusahaan guna mensolusi berbagai permasalahan yang membutuhkan dukungan IT.

Fitur intranet
Berikut ini beberapa fitur pada aplikasi intranet Telkom :

1. Single sign-on
Single sign-on mempunyai arti satu login untuk berbagai aplikasi.Dengan implementasi intranet dimungkinkan integrasi aplikasi dan berbagai platform. Kondisi sekarang telah diintegrasikan aplikasi antara lain:

                  -  Nota dinas elektronik dan slip gaji online 


                  -  BKP online 


                  -  Email divre Jawa Barat 


                  -  RDB/FBI 


                  -  Dashboard kandatel 


                  -  Dashboard produk (flexi,SLI,SLJJ,dll 


                  -  Knowledge management 


                  -  Divre Jateng management control 


                  -  Tools USI (Simos, cuti online, dan lain-lain)


2.   Menu default
Secara default, user akan diberikan menu standar yang dapat dikastemisasi sesuai kebutuhan. Menu default saat user login pertama kali:

                        -  Collaboration : (Nota dinas, Memo, Divre bogor E-mail) 


                        -  Intra news (Info produk, Koin, Intranet) 


                        -  Intra portal (Intra unit, Intra DIVRE, Intra Telkom) 


                        -  Business (TQMS, The Telkomway 135, RDB, FBI) 


               -  Tools (Rescue model, Portal file, merupakan tools untuk menyimpan data-data penting agar dapat diakses dari Portal, dengan kuota sebesar 20 MB per user, Personal, BKP anda, Slip gaji) 


                        -  Accessories (Home, Identitas user, Grafik bioritme user dan keluarganya. Bioritme atau irama hidup adalah prediksi siklus kondisi fisik, emosional dan intelektual seseorang. ada pendapat yang menyatakan bahwa siklus emosional berlangsung selama 28 hari, siklus fisik berlangsung selama 23 hari sedangkan siklus intelektual berlangsung selama 33 hari. Oleh karena itu, grafik bioritme dihitung berdasarkan tanggal lahir, Portal notes, fasilitas untuk menyimpan catatan kecil, Portal contacts, fasilitas untuk menyimpan data kontak) 


                        -  Portal reminder (Default reminder dibuat oleh system. Secara default, tiap user akan diberikan reminder berikut: Tagihan telepon , Penerimaan BPHP, Ulang tahun keluarga 


                        -  Personal reminder (User dapat membuat reminder sesuai kebutuhan, misa: tanggal jatuh tempo pembayaran asuransi, perpanjangan STNK, dll, Options : Menu ini berfungsi untuk menkastemisasi menu portal yaitu untuk melakukan penambaham atau pengurangan folder atau item di menu portal, Logout ) 


Management Support System

·      Management Information System

       Untuk memfasilitasi proses kerja seluruh karyawan, Telkom membangun infrastruktur komunikasi yang terintegrasi untuk mempermudah koordinasi kebijakan dan sosialisasi strategi bisnis Perusahaan antara pembuat kebijakan, pengelola SDM dan karyawan. Infrastruktur tersebut adalah website Human Capital & General Affairs yang dapat diakses oleh karyawan yang ingin mengetahui berbagai kebijakan dan informasi lain terkait pengelolaandan pengembangan SDM. 


Berikut adalah sistem informasi manajemen berbasis web untuk manajemen sumber daya manusia di PT TELKOM. Web dapat diakses melalui sra.telkom.co.id

 Portal Telkom dapat diakses oleh seluruh pegawai telkom, namun ada beberapa fitur yang hanya dikhususkan oleh manager untuk dapat melalkukan proses bisnis tertentu.

·      Decision Support System

Di dalam era persaingan yang ketat, rencana dalam jangka menengah dan panjang tidak lagi menarik karena tuntutan supply dan demand selalu bergeser dalam periode yang cepat.Decision Support System (DSS) sebagai metode pengambilan keputusan yang taktis untuk pengembangan fasilitas telekomunikasi diperlukan karena perubahan kriteria dan asumsi pendukung yang juga berubah dengan sangat cepat. Di dalam hal ini PT TELKOM membuat suatu aplikasi yang dapat dipergunakan untuk mempermudah PT. Telkom dalam pengambilan keputusan yang cepat dan akurat yang diambil berdasarkan data dan fakta yang berada di lapangan. Aplikasi yang menggunakan Telkom e-service akan membantu pengambilan keputusan karena hasilnya yang bersifat matematis. Sebagai kesimpulan, aplikasi ini akan dapat membantu evaluasi pemilihan pengembangan suatu jaringan akses yang tepat yang akan dikembangkan PT. Telkom, karena Telkom e-service berfungsi juga agar hubungan antara PT.Telkom dan customer terjalin. Dengan adanya Telkom e-service PT.Telkom dapat mengetahui saran-saran yang diberikan oleh customer untuk mengembangkan bisnisnya, apa saja yang harus dilakukan oleh system management PT.Telkom itu sendiri. Terutama saran tentang Telkom Speedy apakah itu melalui saluran wireless (Flexi) ataukah wireline (Direct Line Cable). Dengan adanya DSS akhirnya PT.Telkom dapat cepat menanggapi keluhan- keluhan pelanggan dan pengambilan perusahaan pun akan lebih efektif dan efisien.Sehingga dengan menggunakan DSS memberikan keuntungan bagi 2 pihak, baik dari segi PT.Telkom maupun dari segi customer. DSS memberikan keuntungan dari segi customer, karena dengan menggunakan DSS konsumen dapat menyampaikan keluhan-keluhan kepada PT.Telkom secara langsung. Sedangkan dari segi PT. Telkom DSS memberikan keuntungan yaitu, membuat konsumen lebih dengan PT.Telkom (RCM). Dan saran-saran serta keluhan yang diberikan oleh konsumendapat langsung ditanggapi secara tepat.Sehingga PT.Telkom dapat mengevaluasi kekurangan-kekurangan yang ada pada PT.Telkom.

·      Specialized Processing System

Knowledge Management

Perubahan portfolio bisnis dari Infocom ke TIMES menimbulkan implikasi pergeseran kompetensi yang diperlukan. Sesuai kerangka kerja GCG yang telah dirumuskan, kompetensi dan kemampuan SDM merupakan salah satu elemen penting yang harus diperhatikan Perusahaan untuk dapat mewujudkanpraktik GCG. Sebaik apapun kebijakan dan proses yang telah dirancang tidak akan membuahkan hasil yang optimal jika manusia yang menjalankan aktivitas tersebut tidak profesional. Dalam implementasinya, pengelolaan pengetahuan di Perusahaan difokuskan untuk menciptakan nilai bisnis yang menghasilkan keunggulan kompetitif yang berkesinambungan dengan mengoptimalkan proses penciptaan (acquisition), berbagi (sharing) dan pemanfaatan (utilization) pengetahuan yang dibutuhkan Perusahaan.Guna mendukung proses pengelolaan pengetahuan tersebut, Perusahaan telah menyediakan Knowledge Management System yang diberi nama KAMPIUN yang merupakan bank data (repository) sebagai sarana bagi setiap karyawan untuk meningkatkan wawasan dan pengetahuan dengan cara mengunggah atau mengunduh melalui sistem, sehingga diharapkan dapat menjadi solusi atas beranekaragam permasalahan pekerjaan yang pada akhirnya mendorong pertumbuhan produktivitas dan kualitas pekerjaan.

Tujuan akhir dari pengelolaan pengetahuan adalah terciptanya learning organization, yaitu suatu kondisi dimana organisasi akan tetap berjalan terus tanpa ketergantungan kepada pegawai tertentu dengan memproyeksikan dirinya menjadi knowledge based enterprise melalui transformasi Learning Center sebagai unit pembelajaran dengan metoda konvensional telah bertransformasi menjadi Corporate University (“CorpU”) yang merupakan wahana peningkatan kompetensi yang dapat mendukung kebutuhan bisnis Perusahaan agar terbentuk Center of Excellent Human Capital bertaraf internasional di industri TIMES yang dapat mendukung peningkatan performansi bisnis dan implementasi budaya baru dengan tagline “from Competence to Commerce” yang mempunyai makna bahwa karyawan yang kompeten yang akan meng-create bisnis.

·      Information Reporting System

Information Reporting System (IRS) menyediakan informasi produk bagi manajeral dan end users. Akses data IRS berisi informasi tentang operasi internal yang telah diproses sebelumnya oleh transaction processing systems. Informasi produk memberikan gambaran dan laporan yang dapat dilengkapi berdasarkan permintaan, periode maupun ketika terjadi situasi tak terduga.

·      Executive Information System

Sistem Informasi eksekutif dirancang untuk menyediakan akses yang mudah dan cepat untuk informasi informasi selektif tentang faktor-faktor ekslusif dalam menjalankan tujuan strategis bagi manajemen.

Teknologi Informasi

Teknologi Informasi bagi suatu perusahaan sangat penting dengan penerapan teknologi informasi secara tepat suatu perusahaan dapat memiliki competitiva advantage dalam industrinya. Teknologi informasi dapat membuka peluang bagi perusahaan untuk memperluas atau memgembangkan bisnisnya. Teknologi informasi merupakan saran pendukung yang memiliki posisi penting dalam kemajuan perusahaan. Berikut contoh teknologi informasi yang digunakan oleh PT. Telkom Indonesia :

Software

 1. UseeTV

 2. UseeTV OS

 3. Telkom Indonesia AR

 4. Telkom Solution AR

 5. Wifi.id

 6. IndiHome Store

 7. NotaDinas Mobile Telkom

 8. Telkom API

 9. DNS Telkom

Hardware

1. Menara BTS

2. SIM Card

3. Kabel Fiber optik

4. Kabel UTP (Kabel Telepon)

5. Komputer 

6. Data Center

Sumber : http://marza51.blogstudent.mb.ipb.ac.id/files/2014/03/SIM-TELKOM.pdf